Informar de todas las reclamaciones en un plazo de 24 horas

[Problema]

Las condiciones de su póliza de seguro de responsabilidad civil de automóviles establecen que debe informar de todas las reclamaciones de manera oportuna. Entonces, ¿qué significa eso? ¿Debería reportar los reclamos cuando tenga toda la información? ¿Reportarlos cuando te apetezca? No, debe reportar cualquier reclamo el mismo día que ocurre y no más tarde de 24 horas desde el momento del accidente. El reporte tardío de reclamos es algo que su compañía de seguros rastrea en su sistema de reporte. Si usted está tratando de obtener un nuevo seguro o renovar un seguro y hay un reporte tardío de reclamos previos, la compañía de seguros puede usar eso en su contra cuando evalúe su compañía. La compañía de seguros equipara la presentación tardía de informes con el aumento de los costos de las reclamaciones. No se ponga en esta situación. Recuerde, usted quiere que su compañía esté en la mejor posición para obtener las mejores tarifas de seguros.

[Solución]

Entonces, ¿qué debería hacer para entrenar a sus empleados a reportar reclamos a tiempo? Para empezar, tener una póliza escrita posterior al accidente que establezca que todos los reclamos deben ser reportados a la gerencia el mismo día que ocurre el accidente. Cualquier reclamo reportado con más de 24 horas de retraso resultará en una acción disciplinaria. Asegúrese de que sus empleados firmen y fechen esta póliza. Tener un recordatorio de esta póliza en su kit de accidentes puede ayudarles a recordar que deben reportar los reclamos a tiempo.

Debe entrenar a sus empleados para obtener información de contacto de la otra parte involucrada en el accidente y de cualquier testigo. Esto debe incluir nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de todas las partes potenciales de la demanda. Esta es una información crítica para el reclamo y generalmente la más difícil de obtener. La solución simple es proporcionar tarjetas de índice en blanco en cada kit de accidentes. De esa manera, su empleado puede entregarlas rápidamente a cualquier testigo potencial y pedirles que pongan sus nombres, números de teléfono y direcciones directamente en las tarjetas.

Después de que su empleado haya obtenido la información de los testigos, debe escribir una declaración personal de lo que pasó y enviarla a la gerencia dentro de las 24 horas. Esta declaración debe incluir las condiciones meteorológicas, la ubicación, el contacto con las fuerzas del orden, las declaraciones hechas por la parte adversa y la mecánica de lo sucedido.

Una vez que reciba la información, no se demore en reportar el reclamo a su compañía de seguros. Siempre debe tener a mano la información de contacto de la compañía de seguros. Además, debe reportar el reclamo a su agente de seguros, ya que ellos pueden ayudarlo con la investigación y el reporte.